Liquidaciones con la Seguridad Social
Cálculo de la Cotización a la Seguridad Social
La empresa es la responsable de la recaudación y del ingreso de la cotización propia y la de su personal en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
La obligación de cotizar nace desde el inicio de la actividad laboral y se mantiene durante todo el periodo en que el trabajador desarrolle su actividad hasta el cese en el trabajo, siempre que se comunique la baja en el tiempo y la forma establecidos.
- Base de cotización x tipo de cotización (empresa y trabajador) = Cuota
- Cuota – Bonificaciones y pagos delegados (efectuados por la empresa en nombre de la Seguridad Social)
- + Recargos
- = Importe de la liquidación
Las liquidaciones son mensuales y en cada liquidación se ingresa lo recaudado a los trabajadores (cuota obrera) más la cotización de la empresa (cuota patronal).
Aplicación de los Tipos de Cotización
La cotización por accidentes de trabajo (AT) y enfermedades profesionales (EP) corresponde exclusivamente a la empresa y sus tipos de cotización pueden estar dentro del Cuadro I (según la actividad principal realizada por la empresa, conforme al CNAE) y en el Cuadro II (solamente a determinadas operaciones como trabajos administrativos: personal en trabajos exclusivos de oficina, representantes de comercio, personal de oficios en instalaciones y reparaciones en edificios y trabajos de construcción, conductores de transportes de mercancías, personal de limpieza, vigilantes, guardias y personal de seguridad).
Las cuotas derivadas de estas contingencias se dividen en cuotas por IT (Incapacidad Temporal) y cuotas por IMS (Invalidez, Muerte y Supervivencia).
Beneficios en la Cotización a la Seguridad Social
Para fomentar el acceso de determinados colectivos al mercado laboral (mujeres, jóvenes, mayores de 45 años, personas con discapacidad, parados de larga duración y personas en situación de exclusión), se han establecido unos beneficios en las cotizaciones que implican una reducción en los costes de la Seguridad Social. Estos beneficios son:
- Bonificaciones: Se aplican en la cuota empresarial. Pueden consistir en cantidades fijas que no dependen de las bases de cotización, o bien en porcentajes que se aplican sobre las cuotas de contingencias comunes y profesionales.
- Reducciones: Se pueden producir en la aportación del trabajador y de la empresa en la cotización por contingencias comunes.
Compensaciones por Pago Delegado
El abono de la prestación económica en caso de IT lo efectúa la empresa. Pero, en las empresas que tienen menos de 10 empleados con algún trabajador que lleve más de seis meses en IT, es el INSS o la mutua la responsable de hacerlo. Sin embargo, se consideraría pago delegado cuando el INSS o la mutua no se encargase del abono y la empresa tuviera que asumir el pago por IT. Aunque después los pagos se le compensarían a la empresa en la liquidación de sus cotizaciones sociales.
Recargos e Intereses de Demora en la Cotización
La cuota se puede ver incrementada en las siguientes situaciones:
- Contratación temporal de corta duración: Cuando la duración del contrato de trabajo sea inferior a cinco días, la cuota empresarial por contingencias comunes se incrementará en un 40%.
- Recargos e intereses de demora: Transcurrido el plazo reglamentario para el pago de las cuotas a la Seguridad Social sin el ingreso de estas, se devengarán:
- Recargos de entre el 10% y el 35% de la deuda, dependiendo de si se han presentado los documentos de cotización dentro del plazo reglamentario y si se ha realizado el ingreso de las cuotas, o no.
- Intereses de demora a partir del día siguiente al del vencimiento del plazo reglamentario de ingreso de las cuotas con un tipo de interés que será el interés legal del dinero vigente incrementado en un 25%.
Los intereses se aplicarán sobre el importe de la deuda, sobre los recargos y sobre las costas del procedimiento sobre el que recaiga el aplazamiento.
Liquidación de las Cotizaciones: Sistema de Liquidación Directa
Procedimiento de liquidación de las cuotas:
- El primer mes: En enero o en el mes en el que nace la obligación de cotizar, las empresas deben comunicar a la TGSS los datos económicos de cada trabajador (tipos de contratos, bonificaciones, etc.).
- Los siguientes meses: El empresario solicitará a la TGSS el cálculo de la liquidación del personal.
- Si no hay ningún cambio, se mantienen los datos y la empresa recibirá mes a mes el borrador, que comprobará y validará.
- Si hay cambios, como variaciones en los salarios, incapacidades temporales, horas extras, etc., la empresa enviará a la TGSS un fichero con estas variaciones.
En respuesta, la TGSS emitirá un borrador con el cálculo de la liquidación. Si detecta algún error que impida este cálculo, lo notificará a la empresa para su corrección. Cuando la empresa confirma el borrador, obtiene el recibo de la liquidación de la cotización, que debe ser ingresado mediante cargo en cuenta o pago electrónico.
Plazo de presentación:
Finaliza a las 23:59 horas del penúltimo día natural del mes siguiente al que se liquida.
Plazo para realizar el ingreso:
Finaliza el último día del mes siguiente al que se liquida.
Documentos generados por el proceso de liquidación:
- Relación Nominal de Trabajadores (RNT): Es la relación de todos los trabajadores de la empresa en la que aparecen, por cada trabajador, el tipo de contrato, el periodo de cotización, los días y las horas cotizadas, y las bases de cotización y el importe de cada base.
- Recibo de Liquidación de Cotización (RLC): Es un documento en el que aparecen las bases globales por toda la plantilla de la empresa, los importes de cada base y el importe total a ingresar por la empresa.
Liquidación e Ingreso de las Retenciones a Cuenta del IRPF
Las empresas que pagan retribuciones están obligadas a practicar retenciones a cuenta del IRPF. Posteriormente, deben declarar e ingresar en la Agencia Tributaria las cantidades retenidas.
Obligaciones de los Retenedores:
- Declaraciones periódicas de retenciones, a través del Modelo 111:
Trimestralmente (Pequeñas y Medianas Empresas):
- Condiciones: Las realizan los retenedores cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio económico anterior haya sido inferior o igual a 6.010.121,04 €.
- Plazo de presentación: Con domiciliación bancaria del 1 al 15 de abril, julio, octubre y enero por las retenciones e ingresos a cuenta del trimestre anterior. Si no está domiciliado el pago, del 1 al 20.
Mensualmente (Grandes Empresas):
- Condiciones: Las realizan los retenedores cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio económico anterior haya excedido de 6.010.121,04 €.
- Plazo de presentación: Con domiciliación bancaria del 1 al 15 del mes siguiente al que se declara. Si no está domiciliado el pago, del 1 al 20.
- Resumen anual de retenciones, a través del Modelo 190:
- Formas de presentación: A través de Internet, con firma electrónica avanzada.
- Plazo de presentación: Entre los días 1 y 31 del mes de enero. Si, por problemas técnicos, no se pudiera presentar a través de Internet en el plazo, la presentación podrá efectuarse durante los cuatro días naturales siguientes al de finalización de dicho plazo.
- Certificados de retenciones: Las empresas que hayan practicado retenciones deben expedir, a favor de sus trabajadores y de las personas a las que hayan satisfecho retribuciones y premios en dinero y en especie, certificaciones de las retribuciones y de las retenciones practicadas con el fin de que estos puedan realizar la declaración anual del IRPF.