Gestión del Proceso de Compra y Documentación Mercantil en la Empresa

1. El proceso de compra

Las empresas necesitan proveedores para obtener materias primas, productos o servicios necesarios para desarrollar su actividad. La selección de proveedores constituye el inicio del ciclo de compra de la empresa, que pasa por una serie de etapas hasta finalizar con el servicio posventa al cliente. Este proceso permite garantizar que la empresa dispone de los materiales necesarios en el momento adecuado, con la calidad requerida y al menor coste posible.

1.1 Etapas del proceso de compra

Solicitud de oferta a proveedores: Es la primera fase del proceso de compra. La empresa solicita a los proveedores información sobre su catálogo de productos, listado de precios y condiciones de entrega y pago, entre otros aspectos. Esta información permite comparar las diferentes ofertas del mercado y conocer las características de los productos.
Selección del proveedor: En esta etapa se analizan y comparan las ofertas recibidas. La empresa tiene en cuenta factores como precio, calidad del producto, fiabilidad del proveedor, condiciones de pago y plazo de entrega. El objetivo es seleccionar la oferta que resulte más ventajosa.
Negociación de las condiciones de compra: Una vez seleccionado el proveedor, ambas partes negocian las condiciones definitivas de la operación comercial. En esta fase se acuerdan aspectos como precio final, descuentos, forma de pago, transporte, plazos de entrega y garantías del producto.
Seguimiento del pedido: Tras realizar el pedido, la empresa realiza un control del estado del envío para evitar retrasos o incidencias. Actualmente se utilizan sistemas GPS y programas informáticos de gestión logística que permiten conocer en todo momento la localización de la mercancía.
Recepción de la mercancía: Cuando la mercancía llega al almacén se realiza un control de recepción y de calidad. Primero se comprueba en el camión que se trata del material solicitado, y posteriormente, tras el desembalaje, se verifica que cumple los requisitos técnicos y de calidad exigidos.
Recepción de la factura: Una vez entregada la mercancía, el proveedor envía la factura, donde aparecen el importe de la compra, los impuestos y las condiciones de pago pactadas. Este documento genera la obligación de pago por parte del comprador.
Servicio posventa: Se encarga de resolver incidencias después de la compra, como reclamaciones, devoluciones o problemas con el producto. Su finalidad es garantizar la satisfacción del cliente y mantener la relación comercial.

2. Documentos que intervienen en la compra

Durante el proceso de compra se generan documentos comerciales que reflejan por escrito las operaciones mercantiles y las condiciones en las que se realizan, siempre de acuerdo con la legislación vigente.

Solicitud de oferta: Documento mediante el cual el comprador solicita información y precios de los productos que necesita a uno o varios proveedores.
Presupuesto: Documento en el que el proveedor presenta su oferta comercial, normalmente acompañada de catálogos o fichas técnicas de los productos.
Contrato: Documento que recoge el acuerdo legal entre comprador y vendedor, estableciendo las condiciones de la operación, derechos y obligaciones de ambas partes.
Pedido: Documento que se genera cuando el comprador acepta el presupuesto del proveedor. En él se especifican productos solicitados, cantidades, precios y condiciones de entrega.
Albarán: Documento que acompaña a la mercancía durante el transporte y sirve para comprobar que el pedido recibido coincide con el solicitado.
Carta de porte: Documento emitido por la empresa de transporte que justifica la recogida de la mercancía y garantiza su entrega al comprador. En transporte marítimo se utiliza el Bill of Lading (BL) y en transporte aéreo el Air Way Bill.
Ficha de almacén: Documento interno utilizado para registrar y controlar las entradas y salidas de mercancía, permitiendo conocer las existencias disponibles en el almacén.
Factura: Documento que refleja la operación de compraventa realizada, incluyendo datos del comprador y vendedor, descripción del producto, precio, impuestos e importe total, generando la obligación de pago.
Hoja de reclamaciones: Documento mediante el cual el cliente expresa su disconformidad con la mercancía recibida o con el servicio prestado, permitiendo formalizar una reclamación.

3. Documentos de pago y cobro

En las operaciones comerciales se pueden utilizar medios de pago al contado o aplazados.

Pago al contado: El pago se realiza inmediatamente después de la compra mediante transferencia bancaria, recibo o cheque.
Pago aplazado: El pago se realiza en una fecha futura, utilizando documentos como el pagaré o la letra de cambio.
Pagaré: Documento en el que se especifica la cantidad a pagar y el momento exacto del pago. Permite obtener dinero antes de su vencimiento mediante el descuento bancario, pagando una comisión a la entidad financiera.
Letra de cambio: Documento oficial emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que obliga al pago de una cantidad determinada en una fecha concreta.
Factoring: Consiste en vender las facturas de la empresa a una entidad financiera, llamada factor, para obtener liquidez inmediata. Posteriormente la entidad financiera se encarga de cobrar esas facturas a los clientes.
Confirming: Sistema mediante el cual el banco garantiza el pago al proveedor, funcionando como un pago certificado que asegura el cobro al proveedor.

4. Documentos internacionales

Cuando la compra se realiza entre países, se utilizan documentos específicos del comercio internacional, especialmente cuando intervienen aduanas, diferentes monedas o transportes internacionales.

Factura proforma: Documento previo a la factura definitiva que acompaña a la mercancía y sirve para calcular aranceles e impuestos aduaneros según el valor de la mercancía.
Documento Único Administrativo (DUA): Documento obligatorio que se utiliza para declarar las operaciones de importación o exportación ante las autoridades aduaneras. Está formado por nueve ejemplares, destinados a diferentes funciones administrativas y estadísticas.
Certificado de origen: Documento que indica el país donde se ha producido o fabricado la mercancía, necesario para determinar aranceles, impuestos o restricciones comerciales.
Conocimiento de embarque: Documento utilizado en transporte marítimo o aéreo que acredita la recepción de la mercancía y el compromiso de transportarla hasta su destino.
Medios de cobro documentarios: Sistema de pago utilizado en comercio internacional que garantiza el cobro al exportador, ya que los documentos de la mercancía solo se entregan cuando se realiza el pago o se acepta el compromiso de pago.

5. Costes de las compras

El coste total de una compra está formado por el precio de adquisición de la mercancía más todos los gastos asociados a la operación. Entre estos gastos se encuentran transporte, seguro de mercancía, gastos de aduana, envases, embalajes y costes de gestión documental.

6. Control de las compras

Indicador de fiabilidad en las entregas: (Número de pedidos servidos sin errores / Número total de pedidos servidos) × 100. Significado: mide el porcentaje de pedidos que se entregan correctamente sin errores de cantidad, producto o documentación. Cuanto más cercano al 100%, mayor fiabilidad del proveedor.
Indicador de entrega en plazo: (Número de pedidos entregados en plazo / Número total de pedidos) × 100. Significado: mide el grado de cumplimiento de los plazos de entrega acordados con el proveedor.
Indicador cualitativo de la mercancía: (Unidades recibidas en buen estado / Unidades totales recibidas) × 100. Significado: mide la calidad de la mercancía suministrada por el proveedor, indicando qué porcentaje llega en buen estado.
Indicador cualitativo de gestión documental: (Pedidos sin errores administrativos / Número total de pedidos) × 100. Significado: mide la eficiencia en la gestión de la documentación comercial.
Índice de rechazo: (Devoluciones de compra / Compras anuales) × 100. Significado: indica el porcentaje de mercancía devuelta al proveedor por defectos o errores.
Índice de compras: Valor total de compras / Valor total de ventas. Significado: mide el peso que tienen las compras dentro de las ventas de la empresa. Cuanto menor sea el resultado, mayor eficiencia.
Coste de un pedido de compra: Coste del personal del departamento de compras / Número de pedidos anuales. Significado: mide el coste medio que supone gestionar cada pedido dentro del departamento de compras.

7. Periodo Medio de Maduración

Empresa Comercial = PMa + PMc

Periodo Medio de Maduración Económico (PMMe)

PMMe = PMA + PMF + PMV + PMc representa el tiempo total que tarda la empresa en recuperar el dinero invertido en el proceso productivo.

Periodo Medio de Maduración Financiero (PMMF)

PMMF = PMA + PMF + PMV + PMc − PMp mide el tiempo que transcurre entre el pago a proveedores y el cobro a clientes.

na = Consumo anual de materias primas / Existencias medias de materias primas. Significado: indica cuántas veces al año se renuevan las materias primas en el almacén.
nf = Coste anual de producción / Existencias medias de productos en curso. Significado: indica cuántas veces al año se renuevan los productos que están en proceso de fabricación.
nv = Coste de ventas / Existencias medias de productos terminados. Significado: indica cuántas veces al año se renuevan los productos terminados en el almacén.
nc = Ventas anuales / Saldo medio de clientes. Significado: indica cuántas veces al año se renueva el saldo de clientes, es decir, la velocidad con la que los clientes pagan.
np = Compras anuales / Saldo medio de proveedores. Significado: indica cuántas veces al año se renueva el saldo de proveedores, es decir, la frecuencia con la que la empresa paga sus compras.