Gestión Integral de Existencias y Aprovisionamiento en la Empresa

Gestión de Existencias y Aprovisionamiento

1. Las Existencias y su Clasificación

Las existencias, también denominadas stocks, son el conjunto de materiales o artículos que se almacenan tanto para la venta como para atender al proceso productivo de la empresa.

Tipos de Existencias:

• Mercaderías
• Materias primas
• Elementos y conjuntos incorporables
• Repuestos
• Materiales diversos
• Combustibles
• Embalajes
• Envases
• Material de oficina
• Productos en curso
• Productos semiterminados
• Productos terminados
• Subproductos
• Residuos
• Materiales recuperables

1.2. Las Existencias según la Actividad de la Empresa

Según la actividad principal de la empresa, las existencias pueden clasificarse en:

• Empresas Comerciales: Adquieren productos para revenderlos posteriormente sin ser transformados.
• Empresas Industriales: Adquieren materias primas y otros productos para ser transformados en bienes finales.
• Empresas de Prestación de Servicios: Aunque su actividad principal es intangible, pueden gestionar existencias relacionadas con los materiales necesarios para prestar sus servicios (ej. material de oficina, repuestos).

2. Envases y Embalajes

Marco Legal:

La gestión de envases y embalajes está regulada por normativas específicas, como la Ley 11/1997, de 24 de abril, de Envases y Residuos de Envases.

Comercialmente, se considera al envase como la unidad de venta y el embalaje como la unidad de transporte. El tipo de uno y de otro dependerá de las características del producto y del medio de transporte utilizado.

2.1. Clasificación de los Envases

El envase, además de proteger el artículo que contiene, cumple una función informativa crucial a través del etiquetado, detallando las características del producto, su uso, la normativa legal aplicable, entre otros aspectos.

1. Envase Primario: Es la envoltura que protege, sostiene y conserva la mercancía, estando en contacto directo con el producto.
2. Envase Secundario: Protege al envase primario, agrupando varias unidades de venta.
3. Envase Terciario: Consiste en un armazón (de madera, plástico u otros materiales) empleado para el movimiento de carga, facilitando el levantamiento y manejo con carretillas o equipos de transporte.

3. Aprovisionamiento y Gestión de Existencias

El aprovisionamiento comprende tres funciones clave de la gestión empresarial: compras, almacenamiento y gestión de stocks. Engloba todas las actividades habituales que se desarrollan en las empresas para gestionar sus mercancías o existencias.

Funciones del Aprovisionamiento:

A continuación, se detallan algunas de las funciones principales del aprovisionamiento, con un enfoque en el almacenamiento y la gestión de stocks. (Nota: Las funciones relacionadas con las compras no se detallan en este apartado).

3.1. El Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde la realización de la compra a los proveedores hasta el momento en que los productos terminados son enviados a los clientes.

Ciclo de Aprovisionamiento en Empresas Industriales:

Compras → Almacén de Compras → Producción → Almacén de Productos Terminados → Salidas hacia Consumidores y Empresas.

Ciclo de Aprovisionamiento en Empresas Comerciales:

Compras → Almacén de Existencias → Salidas hacia Consumidores y Empresas.

3.2. El Almacenamiento

La empresa precisa de un espacio físico donde guardar sus productos. Este lugar se denomina almacén y se define como el espacio físico donde se reciben los artículos comprados o fabricados, se ordenan, se conservan y se expiden, formando parte esencial de la cadena de suministros.

1. Organización del Almacén: Implica la entrada de mercancías para su fácil localización. Se asigna un código único a cada producto, el cual debe reflejar sus características. Un ejemplo es el Código EAN-13, compuesto por 13 números divididos en 4 partes: Código del país, Empresa, Producto y Dígito de control.
2. Distribución Interna: Se refiere a la ubicación física de los productos dentro del almacén, que puede organizarse por pasillos, estanterías, armarios, etc.
3. Distribución Externa: Abarca las opciones de movimiento de productos desde el proveedor hasta el fabricante, y desde el fabricante hasta el cliente final. Al diseñar una red de distribución, los gerentes deben considerar dos decisiones clave: a) Si el producto se entregará directamente en la dirección del cliente o en otro punto de recogida; b) Si el producto se distribuirá a través de un intermediario.

4. Evolución y Gestión de Stocks en el Almacén

1. Modelo de Previsión Perfecta: Se fundamenta en la suposición de que el ritmo de la demanda de mercancías es constante, permitiendo prever el momento exacto en que se agotarán las existencias y asumiendo una reposición inmediata.
2. Rotura de Stocks: Ocurre cuando en un almacén no hay existencias suficientes para atender los pedidos de los clientes, lo que puede generar pérdidas de ventas y afectar la reputación de la empresa.