Importancia y necesidad de la comunicación escrita
La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas debido a la actividad mercantil, ya que tiene que darse a conocer, adquirir y vender productos, y mantener una relación con su entorno social y laboral.
Elementos de la correspondencia comercial
- Correspondencia comercial: Establece una relación comercial o empresarial con clientes, colaboradores u otras empresas.
- Membrete: Es el conjunto de datos que identifican al emisor de la carta comercial, aportando la información suficiente para ponerse en contacto con él.
- Destinatario: Son los datos de la empresa o la persona a quien va dirigida la comunicación. Si la carta va dirigida a una determinada persona, escribiremos primero la razón social de la empresa y, a renglón seguido, A/A (atención de), el nombre y los apellidos de la persona.
- Mi o nuestra referencia: Se utiliza para citar las iniciales, el nombre y el apellido de quien firma la carta y de quien la transcribe. La ventaja es la facilidad para identificar a una persona en una empresa solo con la referencia.
- Su referencia: Se utiliza en la contestación que se hace a un escrito, citando la referencia que aparece en la carta recibida.
- Mi o nuestro escrito: Aparece si escribimos la carta en respuesta a una recibida. Es útil para el archivo por orden cronológico.
- El asunto: Se escribe el motivo de la carta, el resumen del contenido.
- Fecha y población: Sirven para saber cuándo y dónde se escribió una carta, además de poder saber si quien la escribió estaba en condiciones legales de redactarla.
- Saludo: Se trata de la fórmula de cortesía que se emplea antes de escribir el texto (ejemplo: Muy Sr. mío, Estimado Sr.).
- Importancia del texto: Se trata del motivo en sí de la carta (ejemplo: nos es grato adjuntarle, nos dirigimos a usted para, en respuesta a su carta…).
- Despedida: Fórmulas como: atentamente, reciban un cordial saludo, con nuestro agradecimiento anticipado.
- Anexo: Sirve para adjuntar o añadir un documento.
- Posdata: Tiene la finalidad de añadir algo que se nos ha olvidado citar en el texto de la carta.
Tipos de cartas comerciales
- Informes comerciales: Cartas dirigidas a otras personas del mismo ramo con información sobre clientes y proveedores, garantizando que los datos serán tratados con absoluta seguridad.
- Informes personales: Cartas que una empresa solicita a otra para pedir información sobre los empleados que han trabajado en ella.
- Cartas de pedidos y solicitud de información: Se dirigen a los proveedores potenciales o habituales solicitando información sobre sus productos.
- Carta de pedido en firme: Una vez que la empresa cliente recibe la información, se realiza el pedido por escrito y se firma.
- Carta de aceptación de pedido: Escrito que remite el vendedor o el proveedor a su cliente comunicando la aprobación del pedido.
- Carta de modificación de pedido: Si en la carta de aceptación hay alguna incidencia en las condiciones, esta será modificada.
- Carta de denegación de pedido: Se comunica de tal forma que el cliente no quede ofendido para no afectar futuras relaciones.
- Carta de cobro de pedido: Enviada por el proveedor al cliente adjuntando el documento que ha originado la venta (la factura).
- Carta de reclamación de pedido: Escrito que envía el cliente al proveedor exponiendo incidencias en la recepción de la mercancía.
- Carta de reclamación de impago: Se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas.
Documentación administrativa
- Documento administrativo: Es el soporte físico que utilizan los diferentes administradores para materializar o plasmar sus actos.
- Oficio: Documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública para comunicarse entre sí y con los ciudadanos.
- Nota interior: Documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.
- Notificación: Trámite por el que el órgano competente comunica al interesado una resolución o acuerdo.
- Publicación o anuncio: Inserción de un acto administrativo en un diario oficial (BOE, BOP, etc.) con el fin de comunicarlo.
- Solicitud o instancia: Documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa para iniciar la acción del órgano administrativo.
- Declaración: Documento por el que personas físicas, jurídicas y otras organizaciones manifiestan la autenticidad de unos hechos ante organismos públicos.
Otros tipos de comunicación empresarial
- Carta circular: Utilizada por las empresas para comunicar algún acontecimiento.
- El saluda: Documento utilizado para expresar agradecimientos o invitaciones.
- Avisos y anuncios: Información o noticias publicadas por los responsables de la organización de interés para los trabajadores.
Gestión de sobres y envío
El sobre es la cubierta donde se introduce la carta. Debe incluir los datos del destinatario, del remitente y el franqueo.
- Ventanilla: Al escribir la dirección del destinatario en el documento, esta coincide con la ventanilla, ahorrando tiempo.
- Doble ventanilla: Los datos del remitente y destinatario ocupan el espacio de las ventanillas.
- Sobre franqueado: Producto de correos que ya incluye el pago del servicio, eliminando la necesidad de comprar sellos.