Marco Integral para la Planificación Efectiva de Proyectos

Documento basado en apuntes de Gabriela Molina.

Definición de Planificación

La planificación es el procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados objetivos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles.

Elementos Básicos de la Planificación

• Acción: Sin acción, la planificación se convierte en un mero diseño científico o técnico.
• Racionalidad: Sin racionalidad, se vuelve una intervención improvisada.
• Objetivos: Si no busca transformar la realidad, se traduce en una administración con mayor o menor eficiencia.

Finalidad de la Planificación

La finalidad de la planificación es la acción modificadora, modelada de la manera más racional posible y con claros objetivos de transformación.

¿Qué Implica Planificar?

• Definir propósitos, conforme a las necesidades.
• Establecer mecanismos para el logro de los propósitos, teniendo en cuenta las limitaciones de la organización y el entorno.
• Reconocer que todos planifican: los distintos actores o sujetos sociales.
• Generar condiciones para desplegar acciones y realizarlas.
• Conocer los impactos de las acciones y orientarlas hacia las consecuencias deseadas.
• A mayor participación de los actores involucrados, mayor será la capacidad para generar consenso.

Fases del Proceso de Planificación

La planificación es un proceso dinámico que consta de las siguientes fases:

1. Análisis de la Situación

Siempre partimos de analizar la problemática que da sentido al despliegue de fuerzas, recursos y energía. Este análisis permitirá tomar decisiones con una base informacional amplia.

Planos a considerar en el análisis:

• Descriptivo: Seleccionar los rasgos relevantes de la problemática.
• Explicativo: Implica la representación de esa realidad.
• Interpretativo: Capacidad de comprensión y reconstrucción para construir el problema, definiendo desde dónde se percibe la realidad.

Consideraciones clave:

• No se pueden atender todos los problemas; se pierde eficacia y efectividad.
• Es fundamental delimitar el campo de acción donde sea posible un mayor impacto.
• Tener en cuenta:
  • Las características de los problemas más relevantes.
  • Las urgencias.
  • La capacidad de movilizar recursos de la organización.
  • Los factores causales con mayor incidencia en la problemática.

2. Formación de la Imagen-Objetivo

Esta fase está vinculada con la identidad y la finalidad de la organización. Implica comprender el problema y las posibles orientaciones. La imagen-objetivo debe ser explícita y clara.

Al definir lo que se quiere lograr, hay que tener en cuenta:

• Tiempo previsto.
• Intencionalidad.
• Marco político.
• Demanda social.
• Características de los actores.

3. Formulación de Alternativas Estratégicas

En esta fase se definen las orientaciones adecuadas en base a los objetivos y metas establecidos. Se establecen las líneas de acción.

• El “análisis de viabilidad” responde al dinamismo histórico-social y se construye en el proceso.
• Sostenibilidad: Se refiere a la duración a largo plazo de los cambios que se quieren promover.
• Replicabilidad: Es la capacidad para que una estrategia sea utilizada en otros contextos, así como su potencial para impactar en políticas y ámbitos vinculados.

4. Implementación de lo Proyectado

La finalidad de esta fase es traducir los propósitos en realidad y las actividades programadas en actos concretos.

• Requiere un ordenamiento secuencial.
• El diseño de evaluación permitirá retroalimentar el proyecto y generar experiencias.
• Se deben realizar evaluaciones permanentes sin olvidar los objetivos prioritarios.

Niveles de Planificación y Proyectos

Plan

• Largo plazo (1-20 años).
• Tiene un carácter global.
• Marca el horizonte y la direccionalidad.
• Plantea los objetivos prioritarios.
• Explicita directivas generales, estrategias y asignación de los recursos.

Programa

• Mediano plazo (1-5 años).
• Es un conjunto de propuestas que persiguen el mismo objetivo.
• Atiende problemas específicos señalados en el plan.
• Integra y unifica proyectos.

Proyecto

• Corto plazo (1-3 años).
• Es un conjunto de actividades interrelacionadas.
• Se desarrolla en un espacio definido y con recursos acotados.
• Implica diagnósticos y estrategias de acción.
• Interactúan diferentes actores sociales.

Actividad

• Es el medio de intervención sobre la realidad mediante la realización de acciones para alcanzar las metas y los objetivos.
• Es un conjunto de tareas.

Tarea

• Es la acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad.

Según Ezequiel Ander-Egg, la planificación se define y caracteriza por:

Perspectiva de Planificación según Ander-Egg

Definición

La planificación, según Ander-Egg, consiste en fijar cursos de acción con el propósito de alcanzar determinados objetivos mediante el uso eficiente de los medios.

• Medios y recursos: Escasos.
• Objetivos: Múltiples y diversos.
• Acción: Transformadora.

Etapas y Finalidad

1. Realizar un análisis y diagnóstico sobre la realidad donde se va a actuar.
2. Tomar decisiones (racionalmente).
3. Proceder a la acción (alcanzar metas y objetivos).
4. Finalidad: Obtener los resultados deseados.

Carácter Instrumental

• La planificación puede ser utilizada con diferentes intenciones y en diversas circunstancias.
• Los parámetros ideológico-políticos determinan el “para quién” (beneficiarios) de la planificación y el “cómo” (más o menos participativa).

Planificación y Racionalidad

• La realidad es ambigua, contradictoria, compleja e incierta.
• La incertidumbre no se puede eliminar; el azar está presente.
• La planificación se concibe como un intento de introducir racionalidad a la acción.

Planificación y Política

• La planificación es inútil si no existe la voluntad política de realizar lo planificado.

Decisión Racional y Acción Racional

• Un conjunto de decisiones racionales no necesariamente implica y asegura una acción racional.

Preguntas Clave para la Planificación de Proyectos

Para planificar un proyecto de manera efectiva, es fundamental responder a las siguientes preguntas:

• Nombre: Título del proyecto.
• ¿Qué?: Naturaleza del proyecto.
• ¿Por qué?: Fundamentación, origen.
• ¿Para qué?: Objetivos (precedidos por un verbo en infinitivo).
• ¿Cuánto?: Metas (cuantificables).
• ¿Dónde?: Lugar de ejecución.
• ¿Cómo?: Actividades, metodología.
• ¿Cuándo?: Plazos, cronograma.
• ¿Con quiénes?: Destinatarios.
• ¿Quiénes?: Recurso humano.
• ¿Con qué?: Recurso económico.
• Evaluación.

Consideraciones adicionales:

• Para cada objetivo, debe haber al menos una meta y una o más actividades.
• La planificación es una sistematización del sentido común.

Tipos de Planificación

Planificación Normativa

• Corresponde a los niveles más altos de organización.
• No participan los beneficiarios (son destinatarios).
• Se planifica desde un lugar técnico.
• El planificador toma una posición externa, no se involucra con la realidad.
• No se modifica durante el desarrollo (rumbo lineal).
• Apunta a lo “deseable”.
• Lo importante es el objetivo.
• No tiene en cuenta los obstáculos y las dificultades.
• La evaluación se realiza siempre al final.

Planificación Estratégica

• Da lugar a todos los actores sociales (participan en todo el proyecto).
• Apunta a lo “posible”.
• Lo importante es el proceso (se va construyendo).
• Se pueden hacer modificaciones.
• Hay consenso en la definición de los objetivos.
• El planificador está dentro de la realidad.
• Considera la situación inicial y la situación objetivo.
• La evaluación es constante (permite realizar ajustes).

Planificación en Salud

La planificación en salud se caracteriza por ser flexible, abierta a modificaciones y a la participación.

• Requiere un diagnóstico abarcativo.
• Se establecen objetivos, metas, programas y proyectos.

Aspectos Incluidos:

• Datos de salud de la población de referencia.
• Determinación de prioridades.
• Trazado de objetivos generales.
• Las actividades se realizan sobre:
  • Problemas prioritarios.
  • Mejora del estilo de vida.
  • Mejora de los servicios sociales y sanitarios.

Etapas:

1. Identificación de problemas/necesidades.
2. Priorización de los mismos.
3. Valorización de las necesidades.
4. Elaboración de programas de salud.
5. Ejecución y organización del trabajo.
6. Evaluación.

Fuentes para Conocer Problemáticas de Salud:

• Indicadores.
• Encuestas.
• Consenso.

Cobertura de la Planificación

Cobertura Temporal

Largo Plazo:

• 6-10 años.
• Corresponde a planes de prospectiva.
• Se establecen los grandes objetivos (económicos, sociales, políticos, culturales).

Mediano Plazo:

• 3-6 años.
• Corresponde a planes quinquenales.
• Suelen comprender un periodo presidencial.

Corto Plazo:

• 1 año.
• Implica la combinación de factores y circunstancias.

Cobertura Espacial

Se refiere al área geográfica en la que incide el plan.

Planificación Nacional:

• Elaboración de un plan que abarca todo el territorio de una nación.
• Define líneas generales de acción.

Planificación Regional:

• Hace referencia a una región específica.
• Sus alcances consideran:
  • Características geográficas (factor físico).
  • Actividades y/o servicios (polo industrial, comercial, administrativo).
  • Política de intervención dentro de un espacio que presenta carácter de unidad.

Planificación Provincial:

• Se desarrolla en el ámbito político-administrativo de una provincia.

Planificación Local:

• Acción programada a nivel de municipio.

Herramientas de la Planificación

Árbol del Problema

El Árbol del Problema es un esquema visual que representa una problemática central. En el tronco se ubica el problema específico, en las raíces se detallan sus causas, y en la copa del árbol se muestran las consecuencias de dicho problema.

FODA (SWOT)

El FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) es una herramienta estratégica fundamental para la planificación. Permite detectar y evaluar cuestiones clave para la organización o proyecto.

• Características Internas:
  • Fortalezas (F): Aspectos positivos internos que favorecen el logro de objetivos.
  • Debilidades (D): Aspectos negativos internos que dificultan el logro de objetivos.
• Situación Externa:
  • Oportunidades (O): Factores externos positivos que pueden ser aprovechados.
  • Amenazas (A): Factores externos negativos que pueden impactar adversamente.

La combinación de estos elementos permite definir estrategias:

• Estrategias FO (Fortalezas-Oportunidades): Utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades (Potencialidad).
• Estrategias DO (Debilidades-Oportunidades): Superar las debilidades aprovechando las oportunidades (Desafío).
• Estrategias FA (Fortalezas-Amenazas): Usar las fortalezas para neutralizar o mitigar las amenazas (Riesgo).
• Estrategias DA (Debilidades-Amenazas): Minimizar las debilidades y evitar las amenazas (Limitación).