Barreras en la comunicación
Al comunicarnos con los demás, debemos procurar expresarnos de modo que se facilite la conversación y se contribuya a crear un clima de distensión y confianza, evitando todos aquellos modos de comunicación que disminuyen en gran medida el poder entendernos, entorpecen el diálogo y producen barreras.
Generalidades de las barreras y su solución
Para detectarlas es fundamental el autoconocimiento. Para conocerse, es esencial estar atento y abierto a las observaciones o advertencias que nos puedan hacer; para conseguir esto, es imprescindible no tener barreras con las personas que nos pueden ayudar.
Las barreras son obstáculos que surgen entre el emisor y el receptor. Algunas son:
- Errores de interpretación: interpretar a otras personas desde nuestro punto de vista sin tener en cuenta su situación ni su punto de vista.
- Capacidad de guardar secretos.
- Ocasión: falta de oportunidad o de diferenciación entre lo bueno y lo malo.
- Diferencias generacionales: no esforzarse en ponerse en el lugar de la otra persona.
- Credibilidad personal: cuáles son los rasgos para confiar en la otra persona.
Tipos de barreras y soluciones
- Ambientales: nos rodean, son impersonales y repercuten de forma negativa sobre la comunicación. Para resolverlo, hay que estar en un sitio adecuado para conversar y dialogar en un ambiente sin distracciones.
- Verbales: excesiva velocidad a la hora de hablar, malas explicaciones, falta de entendimiento o uso incorrecto de los registros lingüísticos. Para resolverlo, tendríamos que escuchar con atención y saber lo que queremos comunicar.
- Interpersonales: barreras procedentes de la relación entre dos personas, siendo suposiciones y percepciones distintas. Para resolverlo, intentaríamos que no nos influyan y tener en cuenta las diferencias en la percepción y la flexibilidad.
Funciones del lenguaje
- Expresiva: sentimientos y emociones.
- Representativa: informar un contenido.
- Conativa: llamar la atención del receptor.
- Metalingüística: explicar aspectos referidos al código.
- Fática: asegurarse de que el canal funciona.
Barreras de comunicación no verbal
Para lograr una buena comunicación no verbal, tendremos en cuenta los siguientes aspectos:
- Mirar a las personas.
- Estudiar sus gestos, expresiones faciales y lenguaje corporal.
- Tono de voz.
Clasificación de las barreras según el circuito de comunicación
Barreras debido al entorno
- Medio ambiente: ruidos, tráfico, etc.
- Características físicas del espacio: dimensiones del espacio físico donde sucede la comunicación y proporción según el número de personas que haya en el encuentro.
- Causas debidas a la organización de la actividad: interrupciones, teléfonos, entradas y salidas del personal.
Barreras debidas al emisor
- Código a utilizar: falta de un código común, lenguaje ambiguo.
- Falta de habilidad de la persona: prejuicios, creencias, actitudes negativas hacia los elementos de la comunicación.
Barreras debidas al receptor
- Habilidad del personal: no prestar atención al mensaje, evaluar e interpretar incorrectamente.
Formas de presentación
Lo primero que hay que hacer entre dos personas desconocidas es presentarlas, siendo en estas la expresión verbal muy determinante, al igual que la no verbal.
Pautas a seguir
- Edad: la persona joven se presenta a la de mayor edad.
- Categoría: primero la persona de menor categoría a la de mayor.
- Sexo: se presenta el hombre a la mujer; en caso de coincidencia, se presenta al mayor.
- Dirigir la palabra: el mayor al más joven, la mujer al hombre y de menor a mayor rango.
- Conocidos y desconocidos: si encontramos a algún conocido acompañado por una persona desconocida, saludamos primero al conocido y luego al desconocido.
- Encuentro múltiple: jóvenes a mayores, hombres a mujeres.
Lenguaje verbal en presentaciones personales
Autopresentación: saludar al interlocutor, indicar nombre y apellidos, contar alguna cualidad nuestra, entrega de tarjeta para prorrogar la relación y expresar la satisfacción de conocerlo.
Tipos de comunicación escrita
Internamente
- Convocatoria: documento con la idea de citar a una o varias personas.
- Acta: recoge y detalla los datos de las reuniones. Una vez finalizada, se deposita en el libro de actas. Se divide en tres partes: inicio (fecha, lugar, asistentes y ausentes), contenido (acuerdos alcanzados) y final (firmas del secretario y resto de directivas, empezando con la frase: «No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las x horas y minutos, del día x de la fecha x»).
- Autorizaciones: documento que recoge la petición de un trabajador a la dirección o una autorización que realiza una empresa a un trabajador para una tarea.
- Avisos y anuncios: documento cuya finalidad es realizar algún tipo de información o comunicación.
- Boletines y revistas: publicaciones que elabora la empresa para informar sobre la misma.
- Memorias: recogen datos y tareas realizadas por la empresa.
- Nota interior: documento que comunica incidencias o peticiones entre distintos departamentos.
- Solicitud: documento que utilizan los empleados para presentar diferentes peticiones.
Externamente
- Anuncios: documentos que publican distintas informaciones acerca de la empresa destinados a un determinado público.
- Tarjetas: documentos de tamaño pequeño.
- Invitaciones: originan una relación entre la empresa y otros entes.
- Saluda: comunicación que usa la empresa para agradecer o realizar alguna invitación. Estructurada en tres partes: inicio (nombre), contenido (datos de la persona a la que va dirigida) y final (nombre y apellidos del emisor).