La Comunicación en el Ámbito Empresarial
La comunicación se fundamenta en la correcta transmisión y recepción de mensajes relativos a la organización y a los productos que ofrece el mercado. Las empresas deben diseñar, planificar, organizar, implementar y controlar un sistema de comunicación propia y eficaz, coherente con la visión, misión, objetivos y estrategia de la empresa. Las organizaciones deben gestionar cada mensaje que transmiten, analizando sus objetivos, contenidos, evaluando y seleccionando el soporte a utilizar, adaptándose a sus destinatarios y estableciendo el medio y el momento más conveniente para emitirlo, valorando las repercusiones del mismo.
Elementos Clave de la Comunicación
- Emisor: Elemento del que parte la comunicación, puede ser una persona, un grupo, etc. Busca transmitir el mensaje adaptándose a las características del destinatario.
- Mensaje: Es el contenido que se transmite. Puede estar integrado por datos, órdenes, advertencias, deseos, etc.
- Canal de transmisión: Es el medio a través del cual el interlocutor transmite sus mensajes. En ocasiones, la elección del canal implica también decidir el soporte. La elección del canal y soporte varía en función del tipo de información que se transmita.
- Código: Es el conjunto de señales o signos que tienen un significado que se asigna en función de reglas o procedimientos concretos. Para que el intercambio de información se produzca correctamente, el emisor y el receptor deben conocer el código empleado.
- Receptor: Persona o personas que reciben el mensaje, lo descodifican y lo interpretan.
- Contexto: La situación concreta en la que tiene lugar la comunicación. Se utiliza para otorgar un significado u otro a los signos o símbolos.
- Retroalimentación o feedback: Es la respuesta que emite el receptor de un mensaje, una vez descodificado y asimilado.
Instrumentos de Comunicación Comercial
Comunicación Tradicional
- La Publicidad: Es un medio de comunicación a medio-largo plazo, por la inversión que requiere, en el que el anunciante controla el mensaje de forma unilateral y paga por ello. Se transmite a través de medios de comunicación de masas en distintos soportes.
- La Venta Personal: Es una forma de comunicación mediante la cual la empresa transmite información de forma directa y personal a los clientes, obteniendo una respuesta inmediata del interlocutor. Es el instrumento de los vendedores en sus actuaciones comerciales. El objetivo es obtener y transmitir información. Argumentando sobre las características y utilidades del producto, persuaden al cliente para que tome la decisión de compra, fidelizándolo después para futuras ventas.
- Las Relaciones Públicas: Son actividades enfocadas a medio-largo plazo (aunque no siempre es así), consistentes en divulgar información favorable de la empresa a través de medios de comunicación. El objetivo es mejorar la imagen, despertando simpatías en posibles clientes y en otros agentes del mercado.
- La Promoción de Ventas: Es el conjunto de actuaciones que tratan de estimular la compra a corto plazo, utilizando incentivos económicos y materiales. Dichas promociones pueden ir dirigidas a consumidores finales, distribuidores o vendedores.
Nuevos Instrumentos de Comunicación Comercial
- Advergaming (Advertising + Gaming): Es una nueva herramienta de la mercadotecnia y la comunicación. Surge de la unión de advertising + videogaming, y consiste en utilizar videojuegos para promocionar marcas, productos y organizaciones. Las empresas usan los videojuegos como plataforma para incluir los mensajes promocionales en distintos formatos:
- “IN”: integrando el mensaje promocional en el propio videojuego (in-game advertising). Los mensajes aparecen de forma estática, igual que en todas las partidas, o de forma dinámica, variando el formato en cada una de ellas. Para ello se instala un software en los videojuegos.
- “AROUND”: fuera del juego (around-game advertising). Junto a la ventana del mismo, el mensaje se hará visible únicamente durante las pausas o antes de iniciar el juego.
- Se crea un videojuego expresamente para un producto o marca con un objetivo promocional concreto.
- W. O. M. (Word of Mouth) o Boca a Boca: Consiste en generar y difundir información atractiva para los receptores, utilizando vídeos, noticias o comunicados que incitan a comentarla y a compartirla. Los instrumentos más representativos son:
- El buzz marketing: Busca generar en el mayor número de clientes un alto grado de confianza, con el fin de que sean ellos mismos quienes prescriban los productos, transmitiendo la información de los mismos y recomendándolos al contar sus experiencias.
- El marketing viral: Esta técnica emplea estrategias de mercadotecnia para intentar explotar redes sociales y otros medios electrónicos, con el fin de que una marca sea reconocida mediante la autorreplicación masiva, análoga a la expansión de un virus.
- Marketing de comunidad: Es el que crea comunidades de usuarios que comparten inquietudes, intereses, aficiones y ocupaciones.
- Marketing Móvil: Consiste en utilizar los dispositivos móviles para transmitir mensajes promocionales e intercambiar información, así como para interactuar entre sus usuarios y empresas. Se utiliza la conexión a Internet, el Bluetooth o los infrarrojos para enviar correos electrónicos y mensajes instantáneos.
Herramientas Estratégicas y Consecuencias de la Comunicación
El Análisis DAFO
El Análisis DAFO permite establecer cuáles son las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades que tiene una empresa. El Análisis DAFO permite diseñar la estrategia en la que se basará la compañía para afrontar su futuro a corto, medio y largo plazo.
Consecuencias de la Correcta Comunicación Comercial
- Comunicación Interna: Contempla los mensajes que tienen lugar en el interior de las empresas y cuyos emisores y destinatarios son los propios trabajadores de la empresa.
- Comunicación Externa: Sus destinatarios no pertenecen a la empresa.
Una comunicación comercial efectiva contribuye a:
- Incrementar las ventas.
- Posicionarse según los objetivos marcados.
- Creación y mantenimiento de una imagen.
- Confianza, motivación y cohesión entre los trabajadores.
- Mayor rendimiento.
El Ciclo de Vida del Producto
El Ciclo de Vida del Producto describe las etapas por las que pasa un producto desde su lanzamiento hasta su retirada del mercado.
- Nacimiento: En esta etapa, el producto es lanzado al mercado y las ventas son escasas; únicamente los clientes más innovadores serán quienes compren dicho producto. La producción debe ser limitada hasta comprobar la aceptación del producto y se deben invertir muchos recursos económicos en publicidad. Sectores típicos de esta fase son los dedicados a equipamiento electrónico de imagen y sonido, biotecnología y otros en los cuales las empresas deben invertir muchos recursos en investigación de mercados y alianzas estratégicas.
- Crecimiento: En esta etapa, el producto ha tenido aceptación en el mercado y se inicia una producción basada en la demanda de los clientes. Se diversifica la producción, realizando varios modelos o variantes; se establece un precio alto y aparece la competencia. La publicidad se dirige hacia el mercado en general. Sectores representativos de esta fase son los automóviles, equipos de telecomunicaciones, material fotográfico y otros en los que las estrategias utilizadas son las de ampliar su cuota de mercado mediante más canales de distribución.
- Madurez: En esta fase, las ventas se mantienen y se llega al punto en que la producción no puede aumentar más; incluso se deben reducir costes para mantener el beneficio. La publicidad debe intentar conservar la atención del mercado por el producto para asegurar las ventas estimadas. Sectores representativos de esta fase son los dedicados a ordenadores personales, relojes, productos de consumo y otros en los que las estrategias a seguir pasan por la reducción de los costes de producción e innovación para permanecer en el mercado en una situación similar a la actual.
- Declive: En esta fase, se produce el abandono del producto en las situaciones en las que no se haya conseguido la reducción de costes. En otras situaciones de reducción de ventas por escasez de demanda, primero se reducirá el precio del producto para conseguir alguna venta y, seguidamente, se abandonará el producto. La publicidad pierde su valor, excepto para comunicar la situación de ventas a menores precios en los periodos de promoción previos al abandono del producto. Sectores representativos de esta fase son los de las tabaqueras, máquinas de escribir y otros que intentan, a través de estrategias de diversificación, enfocar nuevamente su producto en el mercado.
Control y Desviaciones en el Plan de Marketing
En esta fase se estudian las causas y se proponen medidas correctoras.
El sistema de control tiene un objetivo más amplio que la mera identificación de las diferencias entre los objetivos planificados y los resultados reales. Este debe permitir identificar las causas que determinen las desviaciones observadas y disponer de las medidas de contingencia que van a adoptarse si se produjesen desviaciones por encima de los límites establecidos.
Condiciones para un Sistema de Control Efectivo
Para que un sistema de control resulte efectivo, deben cumplirse estas tres condiciones:
- Que los objetivos sean formulados con la suficiente concreción, claridad y cuantificación.
- Que estén especificados los responsables de la ejecución de los objetivos en los tiempos previstos para su realización.
- Que la empresa disponga de información regular acerca de la evolución de los instrumentos reseñados anteriormente.