Gestión de la Fuerza Laboral y Comunicación Interna
Contacto con los Empleados: Clave para la Productividad
El personal constituye uno de los factores esenciales de la producción. El mercado y la competencia actuales exigen un aumento constante en la productividad. Mantener relaciones armónicas y cordiales con el personal redundará en un beneficio directo para la productividad de la empresa. Para lograr esto, es fundamental considerar los siguientes aspectos:
- Definir las funciones de cada puesto.
- Establecer los niveles de autoridad correspondientes.
- Fijar un sistema de remuneración justo y equitativo.
- Implementar incentivos y realizar evaluaciones periódicas del personal.
- Contar con un equipo idóneo para la selección de personal.
- Desarrollar programas continuos de capacitación.
- Establecer normas generales de disciplina claras.
Proceso de Selección e Inducción
Una de las funciones primordiales de la oficina de personal es la selección de nuevos empleados. La preselección para puestos de mayor jerarquía comienza con entrevistas iniciales y pruebas en una oficina especializada, que luego eleva a los mejores postulantes. Una vez elegido el candidato, la empresa debe integrarlo correctamente al entorno laboral para asegurar su rendimiento. Esto requiere:
- Mostrarle las actividades generales de la empresa.
- Definir su ubicación específica dentro del trabajo.
- Explicar la estructura organizacional de la empresa.
- Detallar los reglamentos internos.
- Informar sobre la capacitación y los servicios sociales disponibles.
- Asegurar una introducción efectiva a las tareas del puesto.
Comunicación Oral, Entrevistas y Asesoramiento No Coercitivo
Tipos de Comunicación Organizacional
Existen tres flujos principales de comunicación:
- De arriba hacia abajo: Su objeto es transmitir a los empleados las órdenes, políticas de la empresa y los planes de acción a ejecutar. Esta información general también comunica el estado y desarrollo de la empresa. Se puede transmitir de forma oral, escrita o audiovisual. La capacitación del personal es una forma de comunicación que complementa la impartición de órdenes.
- De abajo hacia arriba: Incluye informes de los distintos sectores (facturación, estadísticas de personal), nuevas ideas y métodos de trabajo, peticiones, inquietudes y quejas.
- Horizontal: Se refiere a las comunicaciones entre personas del mismo nivel jerárquico, pudiendo realizarse por escrito o personalmente.
Comunicación Oral
La comunicación oral ofrece la posibilidad de intercambiar ideas, fomentando el diálogo y permitiendo corregir de inmediato cualquier error de interpretación. Facilita dar órdenes, transmitir información, motivar o influir en actitudes, aclarar puntos de vista y escuchar opiniones.
Entrevistas y Asesoramiento No Coercitivo
La entrevista, cuando está bien conducida, puede detectar hechos y situaciones, aportando datos que de otra manera no llegarían a los niveles superiores. Un buen entrevistador debe poseer educación y modales para intercambiar opiniones, observar actitudes y gestos, ganarse la confianza y obtener datos precisos sobre los hechos de interés.
Tipos de Entrevistas
- Entrevista de capacitación: Permite instruir al personal de reciente ingreso.
- Entrevista de continuidad: Se realiza con empleados que han cambiado de puesto.
- Entrevista de calificación: Se evalúan las capacidades de los empleados.
- Entrevista de encuesta: Busca conocer las opiniones y el estado de ánimo del personal.
- Entrevista de asesoramiento: Ayuda a los empleados con sus problemas laborales.
- Entrevista de separación: Determina las motivaciones de un empleado al abandonar la empresa.
Asesoramiento No Coercitivo
Son entrevistas destinadas a ayudar, orientar y motivar favorablemente a una persona que atraviesa algún problema psíquico que le impide desarrollar una vida normal.
Formación, Reserva y Discreción como Factores de Confianza
La empresa debe prestar atención a la formación y capacitación de su personal. Existen sectores que requieren entrenamiento en distintos aspectos: empleados nuevos, personal existente y ejecutivos.
Objetivos del Programa de Capacitación de Personal
- Aumentar la productividad.
- Desarrollar las capacidades individuales.
- Motivar al personal para el desempeño de sus tareas.
La Conversación: El Arte de Escuchar, Atención y Diferencia como Normas de Conducta
En toda entrevista se plantea una conversación con el objetivo de obtener información. Para aprovecharla al máximo, se debe tener en cuenta:
- Escuchar con interés genuino.
- Permitir que el otro hable.
- Ser franco y sincero.
- Estar dispuesto a responder preguntas.
- Ser cordial y cortés.
- Preguntar sin sugerir respuestas.
La entrevista puede centrarse en temas específicos de la empresa o permitir la libre expresión.
Métodos de Deliberación: La Libre Expresión
Este medio permite elaborar planes de trabajo, mejorar procesos y escuchar sugerencias. Existen diferentes formas de deliberar:
- Las reuniones formales.
- Las mesas redondas.
- Las disertaciones.
- Sesiones con fines educativos.
Clasificación de Reuniones según su Contenido
- Informativas.
- Consultivas.
- Explicativas.
- Deliberativas.
Normas para las Reuniones Efectivas
- Exigir puntualidad.
- Planificar la duración de la sesión.
- Conocer previamente a los componentes del grupo.
- Presentar el tema a tratar de forma clara.
- Trabajar involucrando a todo el grupo.
- Buscar la interacción grupal, controlando el giro de la discusión.
- Crear un ambiente de trabajo positivo.
Responsabilidad y Tolerancia en el Liderazgo
- Responsabilidad: Es la obligación del empleado de realizar la tarea asignada, rindiendo cuentas de su ejecución y de las de sus subordinados a su jefe superior.
- Tolerancia: El supervisor debe conducir, orientar, asesorar y capacitar a los integrantes del equipo de trabajo bajo su mando para alcanzar los objetivos asignados. Esto exige tacto y un profundo conocimiento de las personas a su cargo.
Relaciones Humanas y Desarrollo Organizacional
La Necesidad de las Relaciones Humanas (RR. HH.)
La vida en sociedad implica interactuar con personas de diferente jerarquía, posición, ideología y carácter, lo que genera diversas situaciones. Las relaciones humanas son una ciencia que provee principios para desenvolverse en sociedad, manteniendo la cooperación, el aprecio y la confianza de quienes nos rodean. Aplicar estos principios permite, por ejemplo, a un maestro interesar a los alumnos o a un padre dirigir y educar a su núcleo familiar.
Las empresas modernas implementan programas de RR. HH. La formación de un equipo de trabajo exige conocer ciertas reglas psicosociales. El entrenamiento es fundamental para el éxito empresarial. Las RR. HH. introducen conceptos valiosos sobre el individuo como factor de producción, impulsados por ideas psicológicas que actúan como motores de la conducta humana. Un buen programa de relaciones humanas debe estar orientado a todos los niveles de la organización, considerando las funciones desempeñadas y los temas clave, con los siguientes objetivos fundamentales:
- Mejorar las relaciones entre los individuos de la organización.
- Lograr una participación activa del personal.
- Fomentar la colaboración para la resolución de problemas.
- Promover la presentación de ideas para mejorar los procesos actuales.
- Incrementar la productividad de la mano de obra.
La necesidad de implantar un programa de relaciones humanas puede estar indicada por síntomas como dificultad en el trato con el personal, ausentismo elevado, disminución en el nivel de producción o renuncias masivas. La implementación de estas medidas siempre resulta positiva y contribuye a mejorar las relaciones internas personales en la organización.
Fijación de una Norma de Conducta: Atención y Deferencia
El progreso técnico requiere adecuar al trabajador para evitarle problemas, tensiones o dificultades físicas que impidan producir la cantidad y calidad fijadas. Por ello, es crucial proporcionarle un ambiente de trabajo cómodo y con los elementos necesarios. Se debe realizar un análisis de la persona para evaluar su predisposición natural al trabajo y asegurar que esté en el puesto adecuado. Cuando se trabaja correctamente y en buenas condiciones, la retribución económica suele ser mayor.
Fijar normas de conducta claras facilita el desarrollo de las actividades laborales, permitiendo premiar, elogiar y sancionar, y evitando situaciones enojosas o equívocas. El elogio no debe evitarse cuando es merecido; su efecto es provocar satisfacción personal que favorecerá el desempeño futuro, promoviendo el optimismo. Un elogio oportuno no menoscaba la autoridad, conocimientos o experiencia del supervisor, sino que proyecta una imagen de individuo justo.
Dentro de las empresas, las actividades están regidas por normas; toda transgresión conlleva una sanción. El supervisor debe mantenerse siempre en un justo término medio y seguir una línea de conducta clara y definida.
Espíritu de Subordinación Previo a la Adquisición de Mando
El Mando
El mando es la actitud asumida por una persona mediante la cual gobierna a otros, asignándoles tareas y exigiéndoles su cumplimiento. Para facilitar el desempeño de esta función, existen varios puntos clave:
- Conocer a todo el personal bajo su mando.
- Dar siempre un buen ejemplo.
- Promover la unidad del grupo de trabajo.
- Eliminar a aquellos que demuestren incapacidad para desempeñar las tareas asignadas.
- Convocar a sus colaboradores para realizar reuniones de deliberación y consulta.
El supervisor debe conocer la situación de cada subordinado. Para saber mandar, es imprescindible saber obedecer. Esta es una cualidad que se adquiere a través del contacto con otras personas que ocupan distintas posiciones jerárquicas.
Discreción, Responsabilidad, Laboriosidad, Pulcritud y Decisión
- Discreción: El supervisor se entera de opiniones, posiciones y problemas de los subordinados. Esta información debe manejarse con discreción; su misión es aconsejar y advertir, dando tiempo para que se produzca un cambio de actitud. La indiscreción del supervisor genera un clima de distanciamiento. También debe ser discreto respecto a las políticas y procesos de fabricación de la empresa.
- Responsabilidad: Todos los integrantes de la empresa tienen tareas que desempeñar y por las cuales deben rendir cuentas, por lo que deben ser responsables. Para fomentar esto, se debe convencer a los individuos de que el éxito de su grupo de trabajo y de la empresa depende de su correcta gestión.
- Laboriosidad: Es la aplicación que un individuo demuestra al realizar un trabajo determinado. Por ejemplo, lograr que el trabajador ejecute sus tareas con un adecuado nivel de productividad y que, a través del trabajo, desarrolle su personalidad.
- Pulcritud: Es el esmero que un individuo pone en su presentación y en la realización de un trabajo manual, delicado o preciso.
- Decisión: Implica elegir una solución entre varias alternativas posibles con el fin de resolver un problema o encarar una situación.
La empresa que logra fomentar la iniciativa de su personal alcanza un elevado grado de aprovechamiento de su capital humano.