Optimización de Procesos y Estructura Organizacional Empresarial

Optimización de Métodos de Trabajo y Estructura Organizacional

Fases para la mejora de métodos de trabajo

Aislar el trabajo objeto de estudio: Con el objetivo de estudiarlo independientemente y conservar todo lo que sea satisfactorio en el sistema actual, sin cambiar lo que no lo sea.
Determinar un nuevo procedimiento: Idear un nuevo método de trabajo que sea más práctico, económico y eficaz, teniendo en cuenta todas las consecuencias posibles. Para ello, se utilizarán una serie de técnicas basadas en el registro y examen de las tareas y objetos de observación.
Técnicas de registro y examen: Dos de las técnicas más utilizadas son:
- Hojas de procesos: La técnica más básica, donde se anotan los datos de observación directa del trabajo o motivo de estudio; es decir, se recoge en un documento todas y cada una de las tareas que se realizan en un proceso.
- Diagramas de procesos: Sistemas gráficos que, mediante el empleo de símbolos previamente definidos, permiten observar las actividades que intervienen en un proceso de trabajo.

Medición y análisis de la actividad laboral

El objetivo de medir el esfuerzo que realiza la mano de obra y el tiempo invertido en la actividad es lograr un incremento en el rendimiento del trabajador. Para ello, se contabilizan las acciones que se llevan a cabo.

a) Métodos de medición de tiempos

Cronometraje: Se utiliza para planificar trabajos en el sector hotelero, obteniéndose así tiempos estándar. Para medir los tiempos mediante cronometraje, se deben obtener los siguientes datos en el orden indicado:
- Tiempo cronometrado: Una vez dividida la actividad en operaciones elementales, se cronometrará el tiempo invertido en cada una de ellas.
- Actividad: Rendimiento normal de un trabajador medio a un ritmo normal.
- Tiempo resultante: Se obtiene al multiplicar el tiempo cronometrado por la actividad y dividirlo entre 100.
- Tiempo normal: Es la media aritmética de los tiempos resultantes.
- Suplemento: Es el tiempo que se añade al tiempo normal debido a necesidades personales del trabajador (5% para hombres y 7% para mujeres), fatiga (4%) y un 10% adicional.

b) Métodos basados en la ergonomía

La ergonomía tiene como objeto la adaptación física del trabajo al hombre, es decir, la temperatura, iluminación, espacio, formación, etc. Su finalidad es mejorar la calidad de vida de los trabajadores y, como consecuencia, obtener mejores rendimientos y productividad.

Las tareas, desde el punto de vista de la ergonomía, se clasifican en:

Fatigosas: Son aquellas que suponen un esfuerzo muscular y físico. La ergonomía busca eliminar o reducir estos esfuerzos mediante el uso de máquinas y materiales (ejemplo: carros de transporte).
Motrices: Suponen un esfuerzo estático. Son tareas que requieren control por parte del sistema nervioso central, exigiendo reflejos, precisión y rapidez. La ergonomía utiliza medios y materiales modernos que agilicen y faciliten la tarea, como el mobiliario adecuado.
Mentales: Suponen un esfuerzo mental (visual y auditivo). Se corresponden con tareas de toma de decisiones y alta responsabilidad (por ejemplo, un director de compras).

c) Métodos basados en la experiencia

Es un método no cuantificable que se basa en el saber hacer de los profesionales, tanto de los responsables como de los operarios.

Implantación de un método de mejora de trabajo

Se deben realizar los siguientes pasos en orden:

Comparación del nuevo sistema con el antiguo: Analizar y cotejar las ventajas e inconvenientes de la implantación del nuevo sistema.
Comunicación al personal: Aspecto fundamental, ya que de nada sirve un procedimiento teórico si no se informa a los trabajadores sobre el nuevo sistema de trabajo.
Control del proceso: Elegir las técnicas más efectivas y prever las consecuencias que la implantación tendrá para la organización. Se debe estar abierto a la posibilidad de modificaciones.
Redefinir el puesto de trabajo: Con espíritu crítico y ordenado, de forma clara y coherente, se debe establecer la forma de implantar cada uno de los pasos estudiados.
Implantación del nuevo sistema de trabajo: Con la idea de que aumentará la productividad y, por lo tanto, el beneficio.

Documentación y estructura organizacional

Manual de la empresa o manual de organización

Es un texto que describe detalladamente cada puesto de trabajo, especificando funciones, tareas, autoridad, responsabilidad y canales de comunicación.

En su concepción más amplia, el manual de organización es un manual de acogida, ya que presenta la empresa a los nuevos empleados, describiendo su organización, sus objetivos, su normativa interna, etc.

Por otra parte, es un manual de descripción de puestos de trabajo y, finalmente, puede contener un organigrama de toda la empresa o parte de ella.

Concepto de organigrama

Es la representación gráfica y esquemática de la estructura organizativa de la empresa, donde se plasman las unidades organizativas y las relaciones entre ellas.

Estructura o clasificación del organigrama

A) Por el fin perseguido:

Informativos: Solo se representan las grandes unidades en que se estructura la empresa, por lo que aportan poca información general.
De análisis: Comprenden la totalidad de la estructura, incluyendo todas las unidades, incluso las más pequeñas, así como todas las relaciones existentes.

B) Por el contenido:

Estructurales: Representan el esqueleto de la empresa, es decir, las unidades y sus relaciones.
Funcionales: Incluyen en cada unidad las funciones que tienen asignadas.
De personal: Indican en cada unidad, al margen de su denominación, la categoría y nombre del responsable, así como los subordinados que tienen asignados.

C) Por la forma:

Permiten expresar con exactitud y claridad la realidad de las empresas de forma visual.

Vertical: Es la más común, sencilla y fácil de entender.
Horizontal: Es una variante de la vertical; los niveles más altos de la empresa se sitúan en la zona izquierda y, a medida que se desciende, se representan hacia la derecha.
Radiales: Es muy poco usual debido a su poca claridad. Su diseño consiste en situar el nivel más alto en el centro del gráfico; a su alrededor y a la misma distancia se sitúa el segundo nivel de autoridad, y así sucesivamente.
Escalar: Es el tipo de representación por excelencia de la organización jerárquica, resaltando la línea de mando.

Propósitos del organigrama

Los directivos y responsables deben conocer su ámbito de competencia, y el personal, en general, su posición en la empresa.
Estudiar detenidamente la estructura de la empresa mediante su representación gráfica.
Facilitar la realización de modificaciones para mejorar la estructura.
Poner de manifiesto los fallos, tales como superposiciones, duplicidades, dependencia múltiple, incomunicación, etc.
Establecer la denominación y, según los casos, el nombre del responsable de cada división, área, departamento, sección, etc.
Indicar el grado de jerarquización y dependencia.
Esquematizar las funciones asignadas a cada unidad.
Representar los integrantes de la organización (nombre, puesto, número de personas, etc.).

Características del organigrama

El principal objetivo del organigrama es ser un mecanismo informativo sobre la estructura organizativa, las unidades que componen la empresa y sus relaciones. Exigencias:

Exactitud y realidad: El organigrama debe reflejar la estructura real de la empresa en cada momento.
Claridad y sencillez: Debe ser de fácil comprensión, representando únicamente los elementos indispensables y evitando trazos o conexiones que provoquen equívocos.

Concepto de organización

Organizar es una de las funciones de la dirección que consiste en la acción y efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de elementos para la consecución de un fin concreto.

Lo que debe quedar claro es que, cuando un grupo de personas trabajan juntas, su eficacia será mayor si conocen a fondo las tareas y funciones que cada uno debe desarrollar y cómo se interrelacionan con las que realizan los demás.

Esta situación, elevada a una estructura organizacional, consistirá en establecer una serie de normas, métodos y principios que coordinen los medios disponibles (técnicos, financieros y humanos) para alcanzar un fin u objetivo con el mínimo esfuerzo y el menor coste.

Por lo tanto, con la organización se logra:

Repartir tareas y responsabilidades.
Establecer la coordinación entre individuos y departamentos que componen la empresa.

Tipos de organización

Formal
La organización formal es la estructura que la empresa ha decidido intencionadamente, es decir, la identificación y clasificación de tareas, el agrupamiento de las mismas en unidades organizativas, la asignación de autoridad y responsabilidad, y los canales de comunicación y coordinación.
En consecuencia, es la que ha sido plasmada por escrito. La organización formal nunca debe establecerse e imponerse de forma rígida. Se debería crear un sistema donde el individuo desarrolle sus capacidades y creatividad, y se establezcan buenos medios de comunicación, con el fin de que el esfuerzo individual se canalice para el logro de los objetivos generales.
Dentro de la organización formal, se estudiarán distintos tipos de organización que son reflejo de las diversas estructuras organizativas de la empresa.
Informal
En el seno de la empresa, la organización informal debe ser entendida como aquella constituida por un grupo de personas (empleados) que se relacionan entre sí por tener inquietudes, aficiones, preocupaciones, etc., comunes. Esta puede generar, dentro de la organización formal, otras estructuras que, no estando plasmadas por escrito, suponen un grupo de presión cuando su objetivo es la defensa de sus derechos (sindicatos), o bien, grupos de personas que realizan actividades comunes fuera de la empresa.

Departamentalización

Es una de las primeras fases en la creación de la empresa: la creación de departamentos. Estos departamentos nos darán la referencia de las secciones, áreas, divisiones, sucursales, etc., que la organización ha definido formalmente, y en las cuales se realizará la actividad de la empresa bajo la supervisión y autoridad del responsable.

El proceso de repartir funciones, de la división del trabajo, es la departamentalización. La denominación de cada departamento se establece de manera más o menos generalizada para que se comprendan cuáles son sus funciones.

Tipos de departamentalización

Por números simples: Se basa en colocar bajo la supervisión de un responsable un determinado número de personas que desarrollan las mismas tareas.
Por tiempo: Aparece en aquellas empresas donde el trabajo es continuo (24 horas al día), es decir, se realizan turnos de trabajo, pudiendo o no desempeñar las mismas tareas.
Por funciones: Consiste en el agrupamiento de actividades según las distintas funciones que realiza la empresa. A partir de las funciones fundamentales, surgirá un segundo nivel donde se desglosan hasta llegar a los niveles de ejecución de tareas.
Por zonas geográficas: Surge cuando la empresa opera en amplias zonas geográficas, siendo conveniente que determinadas actividades se agrupen en una zona, a la que se asignará un gerente.
Por consumidores: En ocasiones, es interesante agrupar las actividades de acuerdo con los distintos tipos de clientela, los cuales presentan necesidades claramente diferenciadas.
Por procesos: Tienen por objeto economizar mediante la integración de tareas según las líneas de producción. Está basado en la evolución de grandes empresas con una departamentalización previa por funciones.
Por productos y servicios: Las empresas que atienden productos y servicios diferentes pueden establecer departamentos para cada uno de ellos, delegando la alta dirección en responsables que asumen autoridad sobre las funciones fundamentales de producción, administración, personal, etc., y su parcela.