Fundamentos de Gestión y Operaciones en Establecimientos de Restauración

T1: Tipologías de Establecimientos y Estructuras Organizativas

Clasificación de Establecimientos

Restaurantes: Son los establecimientos que sirven al público, mediante un precio determinado, comidas y bebidas para ser consumidas en el mismo local.
Cafeterías: Son establecimientos que sirven bebidas, refrescos, helados, etc., a sus clientes.
Bares: Son los establecimientos que sirven a sus clientes, para su consumo en el mismo local, aperitivos, raciones, tapas, bocadillos u otros alimentos a un precio determinado.

Estructura Organizativa

Estructura Organizativa Clásica

Son los modelos tradicionales que se caracterizan por su poca flexibilidad.

E.O. Jerárquica: Es una estructura piramidal en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área y da órdenes a sus subordinados.
E.O. Funcional: Se basa en la especialización de todas las funciones en cada departamento o área, evitando así la duplicidad de tareas.
E.O. Mixta: Es una combinación de las dos anteriores: por una parte, se compone de una estructura centralizada, pero incluye la especialización en los diferentes niveles.

Estructura Organizativa Moderna

Son modelos más evolucionados cuya característica principal es su capacidad de adaptación a los cambios.

Estructura por Proyectos: Consiste en agrupar recursos humanos y materiales de forma temporal en los diferentes proyectos que lleva a cabo una organización.
Estructura Matricial: Está radicada en la combinación de patrones funcionales y patrones por proyectos. Se suele utilizar en empresas de ingeniería que requieren de la intervención de varios expertos en diversos proyectos.
Estructura por Redes: Es la más innovadora y representa una relación integrada.

Tipologías de Departamentalización

La departamentalización es el proceso de agrupar actividades y personas en unidades organizativas.

Por Números Simples: Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar las mismas tareas y colocarles un supervisor o gerente.
Por Tiempo: Se utiliza en empresas donde el trabajo es continuo y consiste en agrupar las actividades con relación al tiempo que dura su desarrollo.
Por Funciones: Tiene lugar cuando el agrupamiento se efectúa de acuerdo con las funciones de la empresa.
Territorial: Es muy común en empresas diseminadas geográficamente y que operan en áreas geográficas amplias.
Por Cliente: Es común en aquellas organizaciones que reflejan gran interés en grupos diferenciados de clientes.
Por Proceso: Las empresas industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o de un tipo de equipamiento.
Por Producto: Se hace con relación al producto o las líneas de productos. Permite a la alta dirección delegar autoridad sobre las funciones de producción, ventas, ingeniería, etc.

Tipología de Organización de las Empresas de Restauración

Restauración Hotelera y Extrahotelera

Restauración Hotelera: Son aquellas que complementan el alojamiento turístico.
Restauración Extrahotelera: Son aquellas que se dan fuera del ámbito hotelero, ya sea de forma comercial o a través de colectividades.

Clasificación de la Restauración Extrahotelera

Restauración Tradicional

Ofrecen un servicio de comidas y bebidas clásicas. Se clasifican en:

Restaurante Convencional: Ofrecen un servicio de comidas y bebidas bajo la fórmula tradicional.
R. De Lujo: Ofrecen productos de alta gama.
R. Regionales: Ofrecen platos típicos de determinadas regiones.
R. Internacional: Representa la cultura gastronómica de otros países.
R. Monoproducto: Ofrece un producto principal como base de su oferta.
R. Temático: Su oferta se basa en un tema determinado y todos sus elementos giran en torno al mismo.

Neorrestauración o Restauración Evolutiva

Este tipo de restauración ha surgido en los últimos años como respuesta a las nuevas necesidades y tendencias de la sociedad.

Establecimientos de Comida Rápida o Fast Food: Ofrecen un tipo de restauración sencillo que puede ser consumo en el local o para llevar a otro lugar.
E.C. de Entrega a Domicilio: Son establecimientos con características similares a los anteriores, pero ofrecen un servicio a domicilio.
E.C. Para Llevar: Ofrecen productos para su consumo fuera del lugar.
Autoservicio: El propio cliente puede servirse los productos emplatados.
Buffet: Consiste en ofrecer al comensal una variedad de elaboraciones tanto frías como calientes.
R. Permanente: Son establecimientos que, además de vender bocadillos, refrescos, etc., venden también revistas.
R. Automática: Son los productos de alimentación o bebidas que obtenemos a través de máquinas expendedoras.
Catering: Son empresas que ofrecen un servicio profesional enfocado principalmente al suministro de comida preparada.

Restauración Colectiva y Comercial

Restauración Colectiva o Sector Industrial: Están dirigidas a personas que están obligadas a comer en determinadas instituciones o lugares sin poder elegir, es decir, que tienen un uso restringido.
Restauración Institucional-Comercial: Son establecimientos ubicados en lugares cuya actividad principal no es la restauración, pero que son necesarios para cubrir sus necesidades.

Tendencias en la Administración y Gestión de Establecimientos de Restauración

Restaurantes Independientes: Son los establecimientos que tienen una o más características únicas y no tienen ninguna afiliación de marca a otra compañía. El dueño es el responsable. La empresa crea su propio concepto, usa sus propios métodos y sistemas, y se administra bajo sus criterios.
Cadenas de Restaurantes: Son dos o más negocios que se abren bajo el mismo nombre. La persona que quiera formar parte de una cadena lo puede conseguir a través de:
- La apertura de un restaurante independiente.
- Contrato de alquiler que se basa en que el propietario del restaurante transfiere a la cadena la propiedad virtual durante un periodo de alquiler.
Franquicias: Son aquellos que tienen un acuerdo legal mediante el cual el dueño acuerda conceder los productos o servicios bajo las condiciones específicas del sistema acordado. La franquicia es un contrato entre dos partes, el franquiciador y el franquiciado, mediante el cual el franquiciador cede al franquiciado el derecho a la explotación de un sistema propio de comercialización de productos o servicios, y el segundo entrega una contraprestación económica.

Organigramas

Son representaciones gráficas de la estructura de la empresa en la que se determinan las personas, puestos o funciones y sus relaciones internas.

Tareas y Funciones de los Responsables de la Administración de un Establecimiento de Restauración

Director de Alimentación y Bebidas: Es el responsable de la dirección de comidas y bebidas del establecimiento.
Director de Banquetes: Sus funciones incluyen aspectos relacionados con la contratación.
Director de Restaurante: Es el máximo responsable del restaurante.
Primer Encargado de Cafetería: Es el responsable del establecimiento, por lo que debe velar por la buena marcha del servicio.
Primer Encargado de Bar: Es el responsable del establecimiento, del buen hacer y de la disciplina del personal.

Departamento de Sala o Comedor

Maitre o Jefe de Comedor
Segundo Jefe de Comedor
Sommelier
Jefe del Sector
Jefe de Rango o Camarero
Ayudante del Camarero

Departamento de Cocina

Jefe de Cocina
Segundo Jefe de Cocina
Jefe de Partida
Cocinero
Ayudante de Cocina
Repostero
Oficial Repostero
Marmitón

Economato y Bodega

Economato: El encargado es el jefe de economato y el ayudante. Su función es la elección de proveedores, la solicitud de pedidos, etc.
Bodega: Se encarga el bodeguero y su función principal es el orden y conservación de los vinos.

Departamento de Administración y Contabilidad

Se distinguen las funciones clásicas de cualquier empresa: planificación, organización, dirección y control.

Departamento de Personal o Recursos Humanos

Se encarga de la selección, contratación y formación del personal.

T2: Planificación Empresarial y Control Financiero

Planificación Empresarial

La planificación es la acción de tomar decisiones precisas para establecer las previsiones, presentar el futuro en el momento presente y es el conjunto de actividades que hay que desarrollar en un futuro más o menos lejano.

Elementos de la Planificación

Fines

Son las metas, propósitos o misiones que tiene la empresa como tal, naciendo y acabando con su propia existencia. Se distinguen cuatro fines principales:

Eficiencia: Es el grado de competitividad de la empresa.
Crecimiento: La empresa debe alcanzar un nivel adecuado.
Control: Es la persecución del dominio y regulación de la actividad.
Supervivencia: Es el fin primordial y representa el objetivo primario de toda organización.

Medios y Objetivos

Medios: La empresa necesita medios para la consecución de cualquier fin y poder alcanzarlos.
Objetivos: Son la concreción en el tiempo, espacio y en la cuantía de lo pretendido por el fin que busca alcanzar la organización.

Herramientas de Planificación

Estrategia: Después de determinar los objetivos, se adoptan las actuaciones necesarias para conseguirlos. Las estrategias deben ser flexibles para poder adaptarse a los cambios.
Política: Constituyen declaraciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.
Procedimientos y Métodos: Son los planes que establecen un método obligatorio para realizar actividades futuras y son aplicables a actividades que se realizan bajo una secuencia cronológica.
Reglas o Normas: Son las acciones específicas y las acciones que no se deben llevar a cabo, sin libertad de acción.
Programas: Es el conjunto de metas, políticas, procedimientos y reglas para llevar a cabo una determinada acción.
Presupuesto: Son las declaraciones de los resultados esperados en términos numéricos.

Etapas de la Planificación Empresarial

Diagnóstico de la Situación: Hay que llevar a cabo un preciso análisis externo del entorno.
Establecimiento de Objetivos: Habrá que definir tanto los objetivos principales como los secundarios.
Determinación de Estrategias o Métodos: Debemos analizar las vías de actuación principales y las mejores alternativas ante cualquier posible variación para alcanzar los objetivos propuestos.
Elaboración del Presupuesto: Habrá que cuantificar el plan en unidades monetarias.
Control: Hay que comprobar si el plan se cumple o si existen desviaciones entre lo previsto.

Diagrama de Gantt

Fue ideado para la planificación y el control de las fases de inicio y finalización de actividades para poder visualizar de forma óptima la situación de un proyecto.

Elementos Básicos de la Contabilidad

Los Documentos: Son la entrada de información al departamento contable de la empresa y el soporte de todos los hechos contables.
Los Libros: Los libros pueden ser muy variados, tantos como cada empresa estime necesarios.
Los Asientos: Son las anotaciones de las operaciones realizadas.
Las Cuentas: Son el elemento básico de la contabilidad. Su finalidad es representar los distintos elementos que conforman el patrimonio empresarial.

El Patrimonio Empresarial

Está formado por un conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una unidad económica.

Estructura del Patrimonio

Aspecto Económico: La estructura económica como conjunto de medios de actuación (Activo).
Aspecto Financiero: La estructura de financiación de la que proceden estos medios de actuación económica (Pasivo y Patrimonio Neto).

Tipos de Análisis Patrimonial

Cualitativo: Cuando analizamos el tipo y número de los bienes y deudas.
Cuantitativo: Cuando los diferentes elementos los homogeneizamos a través de su valor monetario.

Las Cuentas Anuales

Balance: Es una fotografía de la situación de la empresa en un momento dado. Consta de dos partes: El Activo, que recoge todo cuanto la empresa posee, y el Pasivo, que está formado por las deudas de la empresa.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Recoge el resultado del ejercicio.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Esta cuenta anual nos informa de todos los cambios.
Memoria: Es un documento-resumen que ha de presentarse al finalizar el ejercicio.

T3: Manualización y Gestión de Procesos Operativos y Administrativos

Gestión de Almacén

Alimentos Perecederos: Estos alimentos suelen ir directamente a la cocina para su transformación y se almacenan en cámaras frigoríficas.
Alimentos No Perecederos: Estos alimentos suelen ir a la bodega o economato, ya que no hace falta que estén a temperaturas bajas para su conservación.

Circuito de la Documentación: Finalidad y Relación entre Documentos

Ficha de Especificaciones Técnicas de Productos: Son fichas que se utilizan para determinar y especificar las características técnicas de los productos con el objetivo de encontrar en el mercado el producto solicitado.
Hoja de Solicitud de Pedido: Documento interno que se utiliza para que los departamentos usuarios de materias primas puedan especificar sus necesidades.
Hoja de Pedido: Se refleja en un impreso que se llama nota de pedido, hoja de pedido o simplemente pedido.
Ficha de Registro de Pedidos: Se anota si los proveedores están cumpliendo con el acuerdo pactado, si cumplen con las especificaciones de calidad.
Albarán: Es un documento de comprobación del suministro recibido, que confecciona el proveedor y lo envía junto con la mercancía solicitada al comprador.
Libro de Registro de Entrada de Mercancías: Se registran todas las entradas de los productos de los diferentes proveedores.
Facturas: Es el último documento del proceso de compras que justifica y acredita la operación efectuada.
Vale de Pedido: Para poder llevar a cabo una buena gestión de existencias hay que controlar tanto la mercancía que entra al economato como la que sale del mismo.

Sistemas y Métodos de Archivo de la Documentación

Archivar significa guardar documentos útiles de forma ordenada y lógica de modo que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario. Sus funciones son:

Conservación de documentos.
Proporcionar información.
Ser un centro activo de información.
Servir de medio de consulta.

Tipos de Archivos

Archivos del Puesto: Es aquel que está en trámite, de uso muy frecuente por el usuario.
Archivos Departamental: Son utilizados con mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento y cuyo trámite ya ha finalizado.
Archivo Corporativo: Se conservan aquellos documentos que tienen un valor histórico o legal.

Selección de Proveedores

Son las personas que abastecen al establecimiento de todos los productos necesarios para el correcto desarrollo de la actividad.

Puntos Clave a Acordar con el Proveedor

Calidad: El proveedor deberá adaptarse a los estándares de calidad de la empresa.
Condiciones Económicas: Los precios y formas de pago que ofrecen.
Condiciones Técnicas: Especificaciones del producto.
Servicio: Referido a la puntualidad horaria de entrega.

Factores de Valoración del Proveedor

Que sea una empresa solvente.
Que tenga una imagen positiva.
Que ofrezca productos de calidad.
Que ofrezcan un servicio adecuado a las necesidades.
La posibilidad de negociar condiciones.
Que tenga un trato cordial y amable.

Clasificación de Proveedores

1. En función de la Oferta y la Demanda

Proveedores Seleccionados: Son los que se eligen después de conocer sus ofertas:
- P. Habituales
- P. Puntuales
- P. Potenciales
P. Obligados: Son aquellos a los que se recurrirá cuando es imposible obtener un determinado producto de otro proveedor.
P. Desestimados: Son aquellos que desde un principio han sido descartados y con los que no se tiene ninguna relación.

2. En función de su Situación en el Mercado

Fabricante: Las compras se realizan directamente al productor, por lo que al evitar intermediarios se consiguen mejores condiciones.
Mercado Mayorista: Son mercados que ofrecen productos frescos.
Cash y Carry: Son almacenes especializados en la venta de determinados productos.
Cooperativa: Es otro medio para efectuar compras que exige la participación como socio en la cooperativa.
Mercados, Supermercados e Hipermercados: Son grandes superficies comerciales que acercan al consumidor a una gran variedad de productos perecederos y no perecederos.
Centros Comerciales: Grandes superficies que agrupan a minoristas de productos muy diversos.
Contratos/Concursos: Cuando se realizan compras de cierto volumen, se pueden establecer contratos con cláusulas generales y específicas.
Reservas Pagadas: Determinados productos cuya dificultad de conseguir hace que se efectúe una reserva por adelantado.

Tipos de Stocks

Stock Activo: Es el stock que la empresa requiere para atender la demanda normal de sus clientes.
Stock Máximo: Es el nivel límite que una empresa puede tener almacenado de una determinada mercancía.
Stock Mínimo: Es la cantidad mínima que se debe tener almacenada de una existencia para poder cubrir la demanda.
Stock de Seguridad: Para protegerse ante las posibles variaciones, deben acumularse stocks en cantidades superiores a las que se necesitan.
Stock Útil: Es el stock de seguridad más el 50% del stock mínimo.
Stock en Tránsito: Se requiere cuando el producto está separado geográficamente de los proveedores y clientes.
Stock de Especulación: Se origina con antelación y frente a una especulación en la demanda.
Stock Estacional: Hay determinados productos que solo se venden en determinadas épocas del año.
Stock de Recuperación: Está formado por artículos que ya no se usan, pero son susceptibles de una nueva utilización.
Stock Muerto: Son los productos, tanto viejos como nuevos, que no cubren las necesidades para las que fueron comprados.
Stock de Presentación: Es aquel que se utiliza para decorar el establecimiento o para exponer productos en el lineal de venta.

Tipos de Inventarios

Inventario Contable: Consiste en apuntar de forma continua las entradas y salidas de cada producto del almacén.
Inventario Extracontable: Consiste en hacer un recuento de existencias al final del periodo de explotación. Existen dos tipos:
- Inventario Final: Se realiza al final del ejercicio económico, cuando el establecimiento termina su jornada.
- Inventario Rotativo: Se realiza de manera continua y sin detener la explotación de la empresa.

Fórmulas de Gestión y Costes

Fecha / Entrada (Cantidad + Precio + Valor) / Salida (*) / Existencias (*)

Cálculo del Precio Medio Ponderado (PMP)

PMP = [(Existencias iniciales x Valor) + (Unidades compradas x Valor)] / (Existencia inicial + Unidades compradas)

Cálculo de Ingresos y Beneficio

Ingresos (PVP) = Costes de Producción (Costes de Materia Prima + Costes de Personal) + Gastos Personales + Beneficio Neto.

Beneficio Neto o MBE (Margen Bruto de Explotación) = Ingresos (PVP) – Costes de Materia Prima