Planificar
La planificación es previa a otras funciones de dirección. La mayoría de los planes incluyen objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos:
- Los objetivos: A los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades, disponer de estándares para comparar resultados y unificar esfuerzos.
- Las políticas: Son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Permiten establecer límites para que exista una cierta consistencia en las decisiones que se toman en todos los ámbitos de la empresa.
- Procedimientos: Son más limitativos que las políticas; constituyen pautas específicas de actuación donde se establecen los pasos que han de darse en los diferentes ámbitos de la organización. Su objetivo es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.
- Las reglas: Son más estrictas que los procedimientos; señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos (por ejemplo, ponerse casco en el taller).
Organizar
Constituye la segunda fase del proceso de dirección y su función es llevar a término los planes establecidos. La dirección, al organizar la empresa, cumple cinco objetivos:
- Suministrar una estructura organizativa que permite definir las funciones de los puestos de trabajo, describirlos y determinar las relaciones entre ellos.
- Establecer líneas de autoridad y de responsabilidad.
- Crear canales de comunicación.
- Determinar procedimientos para alcanzar los objetivos de la organización.
- Establecer procedimientos para la contratación y asignación de recursos humanos.
Gestión
Gestionar consiste esencialmente en hacer que las personas de la organización cumplan con sus cometidos para alcanzar los objetivos propuestos. Para realizar esta función es necesario el liderazgo, ya que con él se consigue que las personas se identifiquen con los objetivos del grupo y actúen para conseguirlos.
Control
El control comienza con la planificación; se ha de verificar que los planes se comuniquen a todas las personas involucradas. Tras ello, comienza un proceso de recogida de información sobre los hechos reales. Para que la información sea útil, debe ser posible compararla con los estándares esperados. Finalmente, se efectúa una evaluación de los resultados:
- Si las diferencias son positivas, se asume que todo va bien.
- Si son negativas y superan los límites admisibles, se deben investigar las causas y tomar medidas correctoras.
Habilidades Directivas Básicas
Estas habilidades no son innatas, sino que responden a conductas que se pueden aprender:
- Comunicación: Una comunicación eficaz permitirá al directivo utilizar otras habilidades como motivar, delegar u organizar.
- Liderazgo: El líder es quien evalúa el entorno y marca el camino a seguir, alineando los objetivos personales, del grupo y de la organización.
- Delegación: Transmitir una cultura que fomente la delegación permite mejorar la organización, profesionalizar y motivar a los empleados, y rentabilizar resultados.
- Toma de decisiones: Capacidad para resolver problemas empresariales asumiendo la responsabilidad de las mismas.
- Coordinación: Necesaria para que todos los integrantes de la empresa compartan los mismos principios y fines.
El Proceso de Delegación
Delegar es el proceso por el que a una persona se le asigna la autoridad y responsabilidad para desarrollar una o varias tareas. Sus objetivos son:
- Descargar al jefe de tareas secundarias para concentrar su atención en las fundamentales.
- Adiestrar y capacitar al colaborador, acentuando su participación y responsabilidad.
- Perfeccionar el servicio, mejorando la dirección y la atención del trabajo.
Etapas de la delegación
- Asignación de deberes: Definir objetivos y asegurar que la persona está en condiciones de asumirlos.
- Delegación de la autoridad: Otorgar poder efectivo para actuar en nombre del superior.
- Asignación de responsabilidades: La delegación siempre debe ir acompañada de responsabilidad, aunque la última palabra la tenga quien delegó.
- Proceso de control: Debe hacerse periódicamente y al final de la ejecución a través de un sistema establecido.
Limitaciones de la delegación
- No se pueden delegar la totalidad de las funciones directas de autoridad.
- El jefe no puede delegar más funciones ni responsabilidades que las que permitan los conocimientos, aptitudes y experiencias del delegado.
Roles del Directivo
Técnico-organizador
- Conseguir los objetivos cumpliendo con los programas de producción.
- Mejorar la productividad del grupo.
- Mejorar las condiciones de trabajo para que sean más seguras y menos fatigosas.
Conductor de equipos
- Instruir laboralmente a sus subordinados.
- Colaborar con la dirección y los subordinados, actuando como canal de comunicación.
- Interesarse por los problemas de su equipo e intentar resolverlos.