La Complejización de la Realidad Organizacional: Factores Clave
¿Qué elementos han hecho viable la complejización creciente de la realidad sustentada en las organizaciones?
- El poder del dinero como generalizador de las motivaciones humanas, permitiendo traducir las múltiples y complejas motivaciones humanas a un denominador común y simplificador.
- Producción estandarizada y economías de escala, que permiten producir productos genéricos para una amplia aceptación pública.
- La producción artesanal se hace inviable debido a sus altos costos y limitada capacidad de producción.
- El capital se posiciona como el factor de producción, agente de cambio y sustento de las estructuras.
Definición y Objetivos del Diseño Organizacional
¿Qué es una organización? Algunas definiciones clásicas:
- “Dos o más personas que trabajan en colaboración y en conjunto dentro de unos límites identificables para alcanzar una meta u objetivo en común”.
- “Son sistemas humanos de cooperación y coordinación, acoplados dentro de unos límites definidos para perseguir metas y objetivos compartidos”.
Objetivos del Diseño Organizacional
- Proporcionar un marco estable y permanente mediante el cual los individuos y grupos desarrollen tareas específicas en pos del logro de los objetivos organizacionales con efectividad y eficiencia.
- Disponer condiciones para la coordinación de esfuerzos y sustentar la colaboración necesaria entre los empleados y los recursos para operar exitosamente.
Estructura y Diseño: Problemas Fundamentales
- Diferenciación vs. Integración
- Centralización vs. Descentralización
- Estandarización
- El impacto de la diferenciación no es solo externo. La organización se articula internamente como respuesta a la diversidad externa que la estimula.
Diferenciación e Integración
- La diferenciación busca el nivel adecuado de especialización, que responde a las exigencias del medio.
- La integración demanda unicidad, armonía y coordinación.
Integración: ¿Cómo se articula?
- Coordinación, control y readecuación de partes no alineadas.
- Su estilo o modalidad es función del tipo de organización:
- Burocrática (mucho control y coordinación).
- De especialidad profunda y alta eficiencia (o conocimiento específico y actualizado).
- Las organizaciones son diferentes y responden a ambientes específicos; por lo tanto, sus estructuras responderán a esa condición.
- La integración, en el diseño de la organización, se resuelve por medio de la definición de roles ad hoc.
Elementos de Complejidad Organizacional
Tres elementos de complejidad comúnmente identificados:
- Diferenciación Horizontal: Forma de dividir la tarea entre los miembros de la organización.
- Entregar una amplia gama de tareas a desarrollar por especialistas.
- Extrema subdivisión para que no especialistas realicen el trabajo.
- Diferenciación Vertical: Jerarquía, cantidad de niveles organizacionales, distribución del poder.
- Dispersión Espacial: Resulta de la disposición de las personas, instalaciones, opciones tecnológicas, etc., derivadas de las diferenciaciones.
Los principales problemas que presentan estas diferenciaciones tienen que ver con el control, la comunicación y la coordinación.
Formalización
- Nivel en que una organización fundamenta las conductas de sus miembros en normas y procedimientos estandarizados; pueden existir estándares y certificaciones.
- A mayor especificación de roles y tareas, mayor formalización.
- Varía según la función organizacional, la naturaleza de los procesos establecidos y la tecnología disponible.
Centralización
Nivel o grado de distribución de la toma de decisiones en la estructura organizacional.
- Estructura centralizada: Las decisiones se concentran en pocos puntos.
- Estructura descentralizada: La toma de decisiones se distribuye en varias posiciones de la estructura.
- Descentralización vertical: Distribución formal de la toma de decisiones en los niveles jerárquicos.
- Descentralización horizontal: Grado en que se asigna poder de decisión a personas y unidades de staff (analistas, técnicos, especialistas, etc.).
Factores Estructurales del Diseño Organizacional
Descripción de Puestos
División y especialización del trabajo: identificación de funciones específicas para cada persona.
- Interrogante: ¿cuál es el punto óptimo de especialización?
- Trabajos simples y procedimientos rutinarios vs. funciones complejas y globales.
- Equilibrar: relación persona/tarea; eficiencia en el uso de recursos.
Departamentalización
Forma en que se agruparán las funciones y tareas individuales.
La Estructura Organizacional según Mintzberg
Las Seis Partes Básicas de la Organización
- El núcleo de operaciones:
- Personas que se encargan del trabajo fundamental de producir productos y prestar servicios.
- Ápice estratégico:
- Desde el cual se supervisa todo el sistema. Son administradores y gerentes, no solo gerentes de operarios, sino gerentes de gerentes.
- Línea intermedia:
- Se crea una jerarquía de autoridad entre el núcleo operativo y el ápice estratégico. Está compuesta por los gerentes que conectan el ápice con el núcleo de operaciones, transmitiendo decisiones y retroalimentación.
- Tecnoestructura:
- En este punto están los analistas. Estos también desempeñan tareas administrativas, como planificar y controlar oficialmente el trabajo de otros. Su función es estandarizar procesos, resultados o habilidades.
- Staff de apoyo:
- Unidades administrativas de diversos tipos que proporcionan servicios indirectos a la organización, como recursos humanos, legal o relaciones públicas.
- Ideología (Cultura Organizacional):
- Lo que se denomina “la cultura bien sustentada o firme”, un conjunto de creencias comunes y valores compartidos que infunden vida a la organización.
Los Seis Mecanismos Básicos de Coordinación
- Adaptación mutua: Es usada en la más sencilla de las organizaciones, siendo la manera más obvia de lograr la coordinación mediante la interacción entre los miembros de la organización.
- Supervisión directa: Una persona coordina dando órdenes a otros, por lo general cuando un cierto número de personas trabajan juntas. La coordinación también puede lograrse mediante la estandarización o normalización; de hecho, de forma automática, a través de los estándares que predeterminan lo que las personas hacen y así asegurar la coordinación del trabajo. Para ello, existen cuatro formas: la estandarización del proceso de trabajo, de los resultados del trabajo, de los conocimientos y habilidades que sirven como insumos para el trabajo, o de las normas que, de manera general, guían el trabajo.
- Estandarización del proceso de trabajo: Significa la especialización, es decir, la programación directa del contenido del trabajo y los procedimientos a seguir.
- Estandarización de los resultados: Significa la especificación no de lo que se quiere hacer, sino de sus resultados. De esta manera, la interfaz entre los trabajos está predeterminada.
- Estandarización de las habilidades: Al igual que la de los conocimientos, es otra manera, aunque no muy rigurosa, de lograr la coordinación. Aquí, lo que se estandariza es el trabajador más que el trabajo o los resultados. Él o ella adquieren ciertos conocimientos, destrezas y habilidades para que, de forma subsecuente, los apliquen en el trabajo. Por lo regular, esta estandarización tiene lugar fuera de la organización y antes de que el trabajador ocupe su puesto.
- Estandarización de las normas: Significa que los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y, por lo tanto, logran coordinarse a partir de este hecho.
Los Parámetros Fundamentales del Diseño Organizacional
- La especialización del trabajo:
- Se refiere al número de tareas de un determinado puesto y el control que el trabajador tiene sobre ellas (vertical/horizontal).
- La formalización del comportamiento:
- Es la estandarización de los procesos de trabajo, descripción de puestos, reglas y reglamentos. Estas pueden ser definidas como burocráticas y las que no, como orgánicas.
- La capacitación:
- Utilización de programas formales de instrumentalización para establecer y estandarizar en las personas los conocimientos y habilidades para el desempeño de determinados trabajos.
- El adiestramiento:
- Se refiere a programas y técnicas mediante los cuales las normas y los miembros de una organización son estandarizados.
- La agrupación de unidades:
- Los puestos son agrupados en unidades y estas, a su vez, en unidades de un orden superior.
- El tamaño de la unidad:
- Se refiere al número de posiciones o unidades contenidas en una sola unidad (espacio de control).
- Los sistemas de planeación y control:
- Se utilizan para estandarizar los resultados. Pueden ser divididos en dos tipos: los sistemas de planeación de acciones y los sistemas de control de desempeño.
- Los dispositivos de enlace:
- Se refieren a una serie de mecanismos utilizados para estimular la adaptación mutua dentro y entre las unidades. Los cuatro más importantes son:
- Las posiciones de enlace.
- Los grupos de trabajo temporales y permanentes.
- Los administradores integradores.
- La estructura matricial, que conduce los enlaces a su conclusión natural.
- La descentralización:
- Se refiere a la difusión del poder en la toma de decisiones. Cuando en la organización todo el poder se concentra en un solo punto, se llama estructura centralizada; cuando el grado de poder se distribuye en varios individuos, se denomina descentralizada.
- Descentralización vertical.
- Descentralización horizontal.
- Descentralización selectiva.
Factores Situacionales en el Diseño Organizacional
Existen diversos factores situacionales que influyen en la selección de parámetros de diseño y viceversa: la edad y tamaño de la organización, el sistema técnico de producción, varias características de su medio ambiente y el poder.